Neste dia 13 de dezembro, a Comissão Permanente de Preservação Digital (CPPD) lançou o novo portal do Arquivo Digital Unesp. O portal é o resultado das diversas iniciativas que a universidade vem desenvolvendo para adequar os materiais produzidos pela Unesp às necessidades de preservação do século 21. Em uma época em que boa parte dos documentos, reuniões, processos e registros do cotidiano universitário são gerados em formato digital, garantir o backup dos arquivos não basta; é preciso dispor de estratégias que assegurem sua integridade, autenticidade e acessibilidade por muitas décadas no futuro.
O evento de lançamento ocorreu durante a reunião do Conselho Universitário (CO). Inicialmente, serão disponibilizados para pesquisa e consulta as atas e os vídeos de todas as reuniões do CO desde 2017 e parte do acervo de fotografias da Assessoria de Comunicação e Informação (ACI) da Universidade.
O novo portal do Arquivo Digital Unesp oferece refinadas ferramentas de busca. Basta digitar o nome de um professor que é ou foi integrante do CO nos últimos 15 anos, por exemplo, para encontrar as atas das reuniões das quais ele participou, e assistir a trechos dos vídeos dos encontros a partir da seleção de algum assunto de interesse. Este detalhamento é possível graças ao trabalho articulado de docentes, funcionários e estudantes que, organizados em diversas equipes, conduziram procedimentos minuciosos de tratamento, catalogação e descrição minuciosa do material. A descrição das fotos do acervo da ACI, por exemplo, ficou a cargo dos alunos dos cursos de Arquivologia e Biblioteconomia da Faculdade de Filosofia e Ciências da Unesp, campus de Marília, que desenvolveram suas atividades sob a coordenação da professora Telma Madio.
O novo portal é apenas a ponta mais visível de um projeto amplo, que começou em 2018 com a aprovação da Política de Preservação Digital para Documentos de Arquivo da Unesp. José Carlos Abbud Grácio, presidente da CPPD e professor colaborador do Programa de Pós-Graduação em Ciências da Informação da Unesp em Marília, explica que a preservação digital opera em duas pontas. Uma envolve o acesso livre ao usuário e a outra compreende um complexo trabalho de armazenamento, capaz de atender a parâmetros de segurança, autenticidade e integridade da informação digital.
“Todo esse material será disponibilizado nessa plataforma chamada Arquivo Digital Unesp, que utiliza o software AtoM. Porém, o acervo será preservado também em outro local, denominado repositório de preservação digital, e que utiliza outra tecnologia, o software Archivematica. Esses dois ambientes estão integrados. Essa combinação permite ganhar em segurança e velocidade no objetivo de assegurar a preservação e a disponibilização desses objetos”, diz Grácio.
Os programas AtoM e Archivematica são dois softwares livres, de código aberto, utilizados em projetos de preservação digital. Foram escolhidos após diversos estudos conduzidos pela CPPD, e graças ao apoio de parcerias desenvolvidas por meio de um acordo de cooperação técnica com a Rede Cariniana – uma rede de serviços de preservação digital ligada ao Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), órgão do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, que reúne diversas universidades brasileiras. Além de seguirem normas internacionais, pesou a favor desses softwares o fato de possuírem uma comunidade ativa no mundo inteiro.
Um campo multidisciplinar
O termo preservação digital se refere a um conjunto de processos e práticas que têm por objetivo conservar os arquivos digitais no longo prazo, garantindo sua autenticidade, integridade e acessibilidade. É um campo multidisciplinar, que exige o engajamento de profissionais de diferentes áreas do conhecimento, incluindo arquivistas, bibliotecários, desenvolvedores, advogados e administradores.
Na preservação digital, os arquivos são chamados de objetos digitais. Toda informação digital pode ser considerada objeto: vídeos, áudios, imagens, arquivos de texto etc. No contexto da universidade, esses objetos são material didático, registros de videoconferências, revistas eletrônicas, teses e dissertações, hotsites de eventos, processos, ofícios, diplomas, e-mails, páginas Web, programas da TV Unesp, podcasts, notícias, acervos digitais de museus e centros de documentação.
As tarefas de preservação envolvem o backup dos arquivos, mas também a constante atualização para novos formatos e suportes, a avaliação do que precisa ou não ser guardado, bem como o descarte de certos materiais. Assim como nos processos arquivísticos tradicionais, o intuito é a preservação da história administrativa da instituição.
Contudo, a realidade do digital exige um olhar diferenciado para os acervos. Há que se considerar, por exemplo, a possibilidade de ataques hackers, de um curto-circuito derrubar o data center da universidade ou até mesmo de uma empresa como o Google tirar serviços do ar. Hoje parece impensável que o YouTube, por exemplo, deixe de existir. Porém, não é um cenário impossível.
“Você lembra do Orkut? Um monte de gente colocou lá fotografias tiradas ao longo da vida. Quando o Orkut fechou, um aluno comentou comigo: ‘perdi todas as fotos da minha infância porque eu colocava tudo no Orkut, não guardava no meu computador”. Em nosso caso,” comenta Gracio, “parte destes perigos está eliminada, pois os programas AtoM e Archivematica são softwares livres, de código aberto, e constantemente atualizados”
A partir de 2024, documentos exclusivamente digitais
Além do trabalho com os registros das reuniões do CO e as fotos da ACI, a CPPD atualmente desenvolve outros projetos-piloto de preservação digital. São iniciativas que visam a preservação de teses e dissertações, de revistas científicas, de outros acervos fotográficos e de documentos propriamente de arquivo. Em 2024, ocorrerá uma transição dos processos de produção de documentos, que passarão a acontecer apenas no formato digital. Será uma mudança paradigmática na cultura organizacional da Unesp, pois processos que atualmente circulam em papel passarão desde o início a tramitar digitalmente.
Na avaliação de Grácio, graças aos frutos já obtidos pelas diferentes iniciativas de preservação digital que a CPPD tem capitaneado até o momento, a Unesp está em uma posição de vanguarda na transformação digital das universidades públicas brasileiras. Esses resultados são possibilitados pela cooperação interna entre vários setores da universidade e pelo apoio da reitoria aos projetos em andamento.
“A política de preservação digital diz que a Unesp assume o compromisso de ser responsável pela preservação dos documentos de arquivos em formato digital sob sua responsabilidade, garantindo autenticidade e integridade e acesso em longo prazo, respeitando aspectos legais, históricos e culturais, e implementando os processos necessários para a comunidade”, lembra o presidente da CPPD. Uma vez que o objetivo foi fixado no papel, a universidade teve de se mobilizar diante do desafio de torná-lo real. “É importante destacar que também a reitoria entendeu a importância desse objetivo, e dá todo apoio a essas iniciativas. Ficamos sabendo, por parte de pessoas de outras instituições, das dificuldades que elas enfrentam para adquirir o apoio das lideranças da instituição. Na Unesp, ao contrário, temos recebido muito apoio”, diz Grácio.