Nossa sociedade está obcecada pela informação. Somos todos consumidores ávidos de dados, e é natural que nossos esforços coletivos se voltem para a produção, transmissão, processamento e finalmente consumo de dados. A revista The Economist chegou a vaticinar que “o recurso mais valioso do mundo não é mais o petróleo, e sim os dados”.
Para se adaptar a essa realidade, as organizações devem se adequar e construir sistemas informacionais que lhes permitam realizar diagnósticos internos, prestar contas à sociedade de sua atuação e consumir dados externos, integrando-os com suas bases internas. Esse processo é chamado de transformação digital. Essa transformação é operacionalizada através de uma mudança estrutural nas organizações, a fim de conferir um papel essencial para a tecnologia, que passa a atuar de forma integrada em todos os processos. A transformação digital implica uma reformulação dos processos e a capacitação dos recursos humanos.
O cenário educacional, marcado por crescente volatilidade e pela consequente imprevisibilidade que ela implica, demanda das instituições de ensino superior que interpretem as necessidades vitais das sociedades modernas e se adaptem a elas. Um elemento-chave para a adoção de ações efetivas é a definição das metas e das métricas de sucesso a serem adotadas, bem como a disponibilidade de ferramentas para aferir estas métricas, a fim de embasar a tomada de decisão sobre as melhores políticas a serem adotadas. As instituições necessitam do foco e da clareza que a definição de metas de médio prazo pode proporcionar, a fim de mapear sua direção nesses tempos conturbados. Não parece haver alternativa viável.
Outro elemento-chave no cenário atual é a demanda da sociedade por accountability do uso dos recursos captados pela universidade, e também acerca dos resultados das pesquisas que elas desenvolvem. Além disso, a visibilidade aumenta o impacto social das pesquisas realizadas pelas instituições.
Em ambos os casos, o uso racional e organizado de fontes de informação é essencial para integrar organizações e empresas competitivas e impactantes ao contexto mundial. A existência de estruturas organizacionais eficientes que sejam capazes de coletar dados, processá-los e torná-los acessíveis a usuários com perfis adequados é mandatória.
A integração dos dados em uma única ferramenta é essencial para mitigar alguns dos grandes desafios de trabalhar com dados institucionais tais como dados incongruentes, dificuldade de correlacionar diferentes setores da organização, garantir sua visibilidade e permitir níveis adequados de acesso. Essas ferramentas são denominadas de ferramentas de Business Intelligence (BI). Existem diferentes softwares disponíveis no mercado: PowerBi Microsoft, Qlickview, Tableau, Google Data Studio, entre outros. Essas ferramentas fornecem um arcabouço poderoso de alto desempenho que permite integrar fontes de dados dispersas, representar os dados tanto de forma gráfica como através de relatórios e disponibilizá-los nos mais diferentes formatos.
Mas não basta a disponibilidade de sistemas computacionais. É essencial que existam estruturas organizacionais que consigam acessar essas fontes de dados, selecionar os dados de interesse, garantir sua fidedignidade e agrupá-los em indicadores, métricas e finalmente visualizações. Com base nessas informações estruturadas, o passo seguinte é compor narrativas que possam alicerçar a tomada de decisões e melhorar a percepção interna e externa da instituição.
A estratégia da Unesp para implementar um programa nesses moldes está baseada em universalizar o uso de sistemas institucionais como elemento viabilizador dos processos. A opção é por sistemas que empreguem tecnologias compatíveis entre si, que sejam resilientes e de acesso universal. A existência dessa base é resultado dos esforços do Núcleo de Desenvolvimento Institucional e do Conselho Superior de Tecnologia da Informação, que lideram equipes envolvendo desenvolvedores, especialistas das mais diferentes áreas da universidade e equipes de suporte. O resultado de décadas de esforço acabou por produzir um conjunto crescentemente compreensivo de sistemas que pode ser acessado através do nosso portal de sistemas.
Nasce o escritório de gestão de dados
Até 2022 a extração de dados desses sistemas era realizada através de relatórios pré-formatados ou de demandas que eram encaminhadas para equipes de desenvolvimento, ou ainda (o que era pior) solicitadas às unidades acadêmicas. Perguntávamos às unidades por respostas que já estavam nos sistemas institucionais. Obviamente essa operação é ineficiente e crescentemente incompatível com a explosão de demandas por dados dos mais diversos atores institucionais.
Para conseguirmos avançar nesse cenário, a gestão do professor Pasqual Barretti implementou o Escritório de Gestão de Dados (EGD) que deve ser o ponto focal para onde demandas por dados devem ser encaminhadas, processadas e atendidas.
Para viabilizar a atuação do EGD foi criado um banco de dados que integra uma fração considerável de dados institucionais e de outras bases públicas. Esse banco de dados é denominado silo de dados e pode ser acessado pela equipe técnica associada ao EGD para produzir dashboards: painéis informativos que apresentam os indicadores mais relevantes e análises gráficas. A equipe é liderada pela professora Hilda Carvalho de Oliveira e o professor Elmer Mateus Genaro, além de uma equipe de 10 profissionais das áreas técnicas. Os dashboards podem então ser encaminhados para as áreas demandantes, disponibilizados em páginas web, aplicativos para celulares etc. Além disso, esses dados podem ser salvos em planilhas e processados pelos usuários habilitados. Existem várias ferramentas para realizar os dashboards, e na Unesp optamos por utilizar a ferramenta da Microsoft chamada PowerBI.
Processos que demoravam semanas foram automatizados
Graças a essa estrutura, processos que consumiam dias de trabalho intenso hoje podem ser gerados em questões de horas e, uma vez concluídos, estão prontos para reutilização. Para ficarmos em um exemplo de grande impacto, cito o dashboard criado por solicitação da Coordenadoria de Contratação Docente Trata-se de um tour de force que congrega dezenas de fontes de dados institucionais e não institucionais, e milhares de parâmetros que são processados como um elemento-chave para definir as contratações docentes. Esse processo, que antes envolvia um trabalho intenso das equipes da reitoria e das unidades e demorava semanas, está agora completamente automatizado. E esses dados podem ser usados em outras demandas, como o planejamento estratégico ou o envio de informações para os rankings internacionais.
Apesar dos impactos que a criação do EGD já causou, obviamente ainda há muito por realizar. Temos que capacitar a comunidade no uso da ferramenta PowerBI, e os dados que ainda são produzidos de forma não automatizada, ou que usam sistemas não institucionais, devem ser incorporados a essa estrutura. Em paralelo, estão sendo discutidas e implementadas políticas que permitam que a comunidade acesse esses dados de forma segura e respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados.
O EGD é parte da visão da gestão atual de considerar as Tecnologias da Informação como estratégicas para o desenvolvimento institucional. Não se trata de uma política isolada, mas sim está integrada a outras medidas como a renovação do parque tecnológico, a aquisição de licenças de software de uso universal, o fortalecimento das equipes de TI através da formatação de um novo convênio com a Fundunesp e contratações de novos servidores para a Unesp. Os investimentos na área de TI ao longo de 2022 são aproximadamente de R$ 100 milhões. Outro elemento-chave é a organização dessa força heterogênea e fluida através da implementação da gestão baseada em projetos.
Ainda que em outras instituições de ensino brasileiras existam outras iniciativas semelhantes em andamento, acreditamos que nossa abordagem é uma das mais arrojadas. Seja pela complexidade de nossa realidade institucional (que é marcada pela diversidade e capilaridade), pela universalidade dos usuários atendidos e, essencialmente, pela consistência e pela sinergia entre os diversos atores que são responsáveis por colocar em marcha esse projeto.
Nossa meta mais ambiciosa é que o uso de dados se torne uma etapa corriqueira na tomada de decisões institucionais e que nos permita construir narrativas institucionais que impulsionem a busca pela excelência acadêmica em projetos arrojados, que estejam ancorados em diagnósticos acurados de nossa realidade institucional.
Ney Lemke é físico, professor do Departamento de Física e Biofísica do Instituto de Biociências do câmpus de Botucatu e coordenador da CTInf (Coordenadoria de Tecnologia da Informação) da Unesp.
Os artigos de opinião assinados não refletem necessariamente o ponto de vista da instituição.
Imagem acima: Eliete Soares