É natural que ao longo de uma trajetória de 50 anos, muitas estruturas e operações acabem mudando dentro de uma universidade, mas poucos setores parecem ter passado por alterações tão profundas como as bibliotecas. No caso específico da Unesp, mais do que inovações tecnológicas no atendimento aos usuários ou a atualização na gestão de recursos informacionais, essas cinco décadas foram marcadas pelo estabelecimento de uma rede de bibliotecas que acompanhou o crescimento da Universidade, colaborando ativamente para o fortalecimento das suas atividades de ensino e pesquisa.
Hoje, essa rede conecta 33 bibliotecas universitárias que estão localizadas nas 24 cidades que abrigam câmpus da Unesp. Do lado de dentro do balcão estão mais de 250 bibliotecários e assistentes que atendem presencialmente à comunidade e ajudam a administrar um acervo grandioso. São mais de dois milhões de itens entre livros, periódicos e recursos audiovisuais, apenas no acervo de objetos físicos. O catálogo digital é difícil de estimar. Além de mais de 350 mil e-books, estão à disposição de alunos, professores e funcionários dezenas de títulos de revistas eletrônicas e bases de dados, que combinadas alcançam milhões de artigos.
No início, o desafio de integrar realidades muito diferentes
A trajetória das bibliotecas da Unesp, entretanto, não teve início com a fundação da Universidade em 1976. É natural imaginar que os 14 institutos isolados a partir dos quais a Unesp foi formada abrigassem suas próprias bibliotecas, que se ocupavam das necessidades dos cursos oferecidos neles. Esse aspecto de dispersão pelo território fez com que alguns dos primeiros desafios da nova instituição envolvessem buscar colocar essa estrutura descentralizada “na mesma página”. E no caso das bibliotecas não foi diferente.
Após os primeiros meses de funcionamento da Universidade, constatou-se a necessidade de centralizar certas atividades cotidianas das bibliotecas, como a coordenação dos serviços ou a aquisição de periódicos e livros. Isso permitiu que todas as unidades, e não apenas as comunidades locais, tivessem o acesso e pudessem compartilhar esses recursos bibliográficos. Com esta perspectiva, em junho de 1977, foi estabelecida a Biblioteca Central da Unesp, no câmpus de Marília, que também abrigava o curso de graduação em Biblioteconomia, criado no mesmo ano. A liderança ficou por conta da bibliotecária Leila Magalhães Zerlotti Mercadante, que também era professora do curso.
Ao contrário do que se espera de uma biblioteca universitária, a Biblioteca Central não estava voltada para o atendimento ao público. Sua principal função era “arrumar a casa”, elaborando diretrizes para a centralização de recursos, serviços e produtos, de forma a evitar a sua duplicação, e ao mesmo tempo respeitando a necessária descentralização dos acervos de uma universidade multicâmpus. Nessa perspectiva, entre suas primeiras responsabilidades estava a elaboração de um processo para aquisição centralizada e planificada de periódicos e livros e a constituição de um Catálogo Coletivo de Livros e Periódicos, que reunisse o acervo bibliográfico da Universidade.
A época, a digitalização ampla das informações ainda não estava no horizonte, e o acervo de cada uma das bibliotecas isoladas foi inventariado a partir de fichas catalográficas. Nesse processo, cada livro das bibliotecas gerou quatro fichas catalográficas: uma ficha para o catálogo de busca por Título, outra ficha para o catálogo de busca por Assunto, outra ficha para o catálogo de busca por Autor e uma última ficha que continha todos os dados do livro, e que era enviada para o catálogo coletivo hospedado na Biblioteca Central, em Marília. Dessa forma foi conduzido o primeiro levantamento do acervo da Universidade, que resultou em milhares de fichas catalográficas.
Esse processo foi coordenado por Leila Mercadante, que mais tarde apresentou o resultado do trabalho no I Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, em 1978. Ao final do levantamento, constatou-se que a Unesp iniciava sua trajetória acadêmica com um catálogo coletivo de 7.525 títulos de periódicos e 270 mil livros, além de um serviço estruturado de comutação para disponibilizar esse acervo para os 14 câmpus que à época formavam a Universidade.
Surge a Coordenadoria Geral de Bibliotecas
Foi somente em 1989 que a Biblioteca Central passou a ser denominada Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), formalizando a coordenação de uma rede que, na época, já somava mais de vinte bibliotecaspelo estado de São Paulo. A medida promoveu uma reestruturação organizacional e a criação de grupos técnicos voltados às três principais responsabilidades da coordenadoria: a disseminação da informação, o desenvolvimento de coleções e o apoio operacional. Anos mais tarde, houve também o reconhecimento do perfil transversal das atividades desempenhadas pelas bibliotecas e da sua estreita relação com as atividades fim da Universidade, o que motivou a decisão de subordinar a CGB ao gabinete do vice-reitor, situação em que se encontra até hoje.
Esse “salto” nas atribuições de gestão das bibliotecas durante os anos 1990 abriu caminho para a adoção de programas de qualidade total e para medidas embrionárias da automação das suas atividades operacionais. Naquele momento, as universidades brasileiras integravam a Rede de Catalogação Cooperativa (Rede Bibliodata), na época ligada à Fundação Getúlio Vargas (FGV), e que funcionava como uma espécie de repositório unificado e padronizado, ainda que informal.
“Eu havia acabado de chegar na Unesp nessa época e meu trabalho por algum tempo foi pegar aquelas milhares de fichas do catálogo coletivo da Unesp que estavam reunidas na Biblioteca Central, no câmpus Marília, e preencher um formulário para transformá-la em um registro legível por máquina a ser inserido nessa base de dados coletiva”, diz Flávia Maria Bastos, que desde 2011 está à frente da CGB. “Dessa forma, assim que a Unesp contratasse um software para gestão do acervo, teríamos apenas que exportar esses dados e o trabalho mais difícil estaria pronto.”
Esse software chegou à Universidade em 1997 e se denominava Aleph. Sua adoção pela rede foi um divisor de águas na operação das bibliotecas porque permitiu importar todos os registros do Bibliodata e, assim, centralizar e automatizar uma série de serviços, como empréstimo de livros, aquisição de novos objetos ou o registro de periódicos, tudo facilitado pelo uso de código de barras e leitura eletromagnética.
A adoção do software, por outro lado, exigiu uma verdadeira peregrinação por parte das bibliotecárias. Elas tiveram que percorrer a rede de bibliotecas da Unesp para treinar as funcionárias no uso do software e nos processos de automação. Aos poucos, a antiga cultura das fichinhas cadastrais, registros em papel e carteirinha de usuário com empréstimo de livros tornou-se uma lembrança nostálgica.
Flávia conta que o Aleph foi tão revolucionário que permaneceu em uso pelas bibliotecas da Unesp durante vinte anos. “Ele trabalhava com padrões internacionais de metadados, o que era muito importante porque permitia a troca de registros com qualquer biblioteca fora do país”, explica. “O Aleph integrou as bibliotecas brasileiras ao resto do mundo por meio desses protocolos de comunicação”.
A nova realidade obrigou ainda a contratação de um novo perfil de profissional até então distante da operação analógica das bibliotecas: os técnicos de TI. “Quando começavam a trabalhar conosco, era muito comum que esses profissionais se surpreendessem com a complexidade da ferramenta e a dificuldade das atividades de uma biblioteca”, lembra Flávia.
A despedida do Aleph ocorreu em 2020, com a adoção de um sistema ainda mais robusto chamado Alma. O Alma proporcionou um passo além da automação, servindo como uma plataforma completa para o gerenciamento de serviços da biblioteca., a Unesp foi a primeira no Brasil a adotar o Alma, que é usado nas principais instituições de ensino e pesquisa do mundo. “Ele é uma ferramenta mais adequada para esta época em que predomina o conteúdo natodigital, como e-books ou periódicos eletrônicos, para o qual o Aleph não estava preparado para esses formatos e demandava muitas atualizações”, afirma Flávia.
Uma segunda revolução digital
Se a chegada dos softwares e a automação dos serviços constituíram uma revolução na operação das bibliotecas, a rápida transição dos conteúdos impressos para o formato digital representou uma segunda revolução, porém mais focada na forma como esse conteúdo é acessado e distribuído ao público.
Em meados dos anos 1990, quando essa mudança no formato começou, a Unesp assinava mais de três mil periódicos estrangeiros, e todos esses volumes e fascículos chegavam mensalmente em grandes caixotes à CGB. A gestão dessas encomendas demandava uma intensa mobilização das bibliotecárias para a separação dos materiais de acordo com a área temática, reempacotamento e o seu encaminhamento para o câmpus adequado. Um esforço que não deixa saudades entre as servidoras.
Contudo, se por um lado a mudança das revistas científicas para o suporte eletrônico simplificou o esforço físico na distribuição, o que pouca gente nota é que essa transição tornou mais complexa a gestão e o atendimento das demandas por parte da biblioteca.
A digitalização estimulou o crescimento no número de títulos e a diversificação das suas áreas temáticas, cada vez mais especializadas. A nova realidade impactou a formação de bibliotecárias. Elas seguem envolvidas com os materiais físicos e atividades analógicas. Mas também precisam estar sintonizadas com as tendências das áreas da ciência e familiarizadas com o uso de novas ferramentas e com os conceitos de preservação digital –para citar apenas alguns desafios do novo tempo das bibliotecas.
O que se observa ao longo das últimas décadas é que, mesmo diante de um cenário de mudanças dinâmicas nas formas de produção, organização e difusão científica, as bibliotecas da Unesp souberam se adaptar e trazer inovação às suas operações.
Na visão de Flávia, a fórmula para que os profissionais da sua área se mantenham atualizados não difere muito da abordagem adotada pela Biblioteca Central ainda nos primeiros anos da Unesp: é preciso se aproximar de cada câmpus e conhecer suas condições particulares. “A biblioteca não está limitada, presa a si mesma. Estamos sempre em movimento e em diálogo constante com professores e alunos. Afinal, não cabe a nós dizer o que é importante para o ensino e para a pesquisa. É a comunidade que deve expressar isso”, diz.